飲食店の予約管理で効率的な方法とは？
予約管理をどのように行っていますか？
予約はとても大切なものですよね。
しかし、その大切な予約をきちんと管理できていない飲食店もあります。
きちんと管理している！と思っていても、リピートなど次の来店に繋げる集客戦略として、活用できていない飲食店もあるのではないでしょうか？
今回は管理を行うことのメリットや管理の方法などをご紹介します。
また、予約管理システムの導入を考えている飲食店の方も多いと思いますので、予約管理システムのメリット・デメリット、主な機能や注意点もご紹介します。
今後、システムの導入を考えている方も、どんなものなんだろう？と感じている方も、是非参考にしてくださいね！
目次
1. 予約管理はとても大切！
飲食店での予約管理は、その時の予約を管理するだけでなく、顧客管理や集客にも関係してきます。
予約管理はしているけど、そこまでしていなかった！というお店もあると思います。
ここではメリットをご紹介します。
1-1. お客様を迎える準備ができる
予約が入っているのを忘れて、予約のお客様が来店してバタバタと準備した…。
予約の席を確保するのを忘れていた…。
という経験をした飲食店の方もいるのではないでしょうか？
予約管理がきちんと出来ていれば、忘れてしまうこともありませんし、予約のお客様を迎える準備をしっかり行うことができます。
また、お客様が誕生日や記念日などの特別な日にご来店する場合、その準備やサービスの準備も行えますよね。
お客様も気持ち良く利用することができます。
1-2. 仕入れや仕込みの準備ができる
前もって予約の把握をしておくことで、必要な仕入れや仕込みを行うことができます。
予約が入っているのに、仕込みが終わっていなかったり、食材が揃っていないと、お客様をガッカリさせてしまいます。
飲食店にとって、注文してからの到着時間は重要です。
また、常連さんの場合は好みもわかっていますから、好みの食材は切らさないようにした方が良いですよね。
予約管理ができていれば、このようなことも起きません。
1-3. シフトの調整ができる
予約が入っているのに、スタッフの人数が少ない…。
ということも防ぐことが出来ます。
繁盛店であれば、常に十分な数のスタッフがいて、困ることは無いかもしれません。
しかし普段はあまり忙しくない飲食店で、予約の数が多いのに普段通りのスタッフの数だと、お店が回らなくなってしまいますよね。
飲食店は混む日や、暇になる日が、わからない部分もありますが、せめて予約が入っている日は、スタッフの確保をしておくべきです。
せっかく来てくれたお客様に、充実したサービスの提供ができない可能性もあります。
1-4. ドタキャン・無断キャンセルを防ぐこともできる
飲食店にとって大きな痛手となる、キャンセルも防ぐことが可能です。
予約の前に、お客様に確認の連絡を取り、お客様が予約を忘れていた・来店できなくなった・日時や人数変更などを知ることができます。
事前にわかれば、対応もできますし、空いた予約の時間に他のお客様の予約を取ることも可能です。
キャンセルは大きな損失となりますから、防げるものは防ぎたいものだと思います。
その為にも、きちんと管理をしておくことは大切です。
1-5. 顧客管理に繋がる
きちんと予約管理をしておくことで、顧客管理にも繋がります。
何度もリピートしてくれるお客様もですが、初めて来たお客様の情報も予約の際に取得しています。
こういったお客様の情報は、予約の際に取得する以外では、なかなか取得するのは難しいと思います。
ですから、ここで取得した情報は大切にしておきたいです。
この取得した情報を顧客管理に活かすことで、DMを送ったり、集客に繋げることも可能だからです。
2. 予約管理はどうやってする？
ではどのような方法で、予約管理を行っているのでしょうか？
2-1.ノートで手書き管理
ノートを使った管理は、古くから行われている管理の方法だと思います。
カレンダーに記入したり、メモ用紙だと、管理がしにくく紛失や捨てる可能性もあるので、ノートで管理する方が良いです。
きちんと管理をしておくことで、顧客管理にも繋がるので、ノートで管理する場合には、予約専用のノートを用意しましょう。
2-2.エクセルなどのソフトを使いパソコンで管理
ノートでは管理しきれない量の情報を、画面一つで管理することができます。
また、ノートよりもパソコン上なので管理がしやすいという点も上げられます。
2-3.予約管理システム
最近では、ノートやエクセルではなく、システムを導入し管理を行う飲食店が多くなってきました。
ノートやエクセルよりも、莫大な量の予約管理がしやすいです。
また、データの分析が楽にできて、それを活用して集客に役立てることもできます。
3. 予約管理システムは導入した方が良い？
ノートやエクセルではなく、システムを導入した方が良いのか？と悩んでいる飲食店の方も多いと思います。
ですからここからは、システムについて、メリット・デメリットや機能などをご紹介していきます。
3-1.どんなシステムなの？
今までノートやエクセルなどで管理していた予約情報を、効率的に管理するシステムです。
Webで予約ができ、様々な機能で顧客管理をすることもできます。
3-2.どんなメリットがある？
では具体的に、導入することのメリットは、どんなことがあるのでしょうか？
・予約ミスを無くせる
紙に予約情報を書いていると、書き忘れていた！何て書いているか読めない！といったトラブルが起こることもありますよね。
しかしシステム上では、誰がいつ予約を受けたのかを記録することも出来ますし、まず読めないということもありません。
電話で受ける際の確認事項を、一つずつ入力するような仕組みになっているので、新人スタッフでもきちんと予約を受けることが可能です。
・予約の取りこぼしを防げる
電話だけで予約を受け付けていると、営業時間外は取ることはできませんよね。
しかし、予約管理システムを導入していれば、いつでもWebから受け付けできます。
予約しようと思ったけど、電話が繋がらないから他の飲食店に予約をした！というお客様がいると、とても悔しいですよね…。
そういったことを無くすことができるのは大きなメリットだと思います。
・顧客管理がスムーズ
今まで予約の情報をさかのぼって探していた顧客情報を、名前や電話番号から自動的に顧客管理ができます。
予約が入っているお客様の来店履歴や、好みなどをすぐに確認することができるので、お客様へのサービスに活かすことが可能です。
また、お客様へDMを送ることもできるので、リピートに繋げる取り組みもスムーズに行うことができます。
・集客に役立つ
顧客管理をスムーズに行えることもありますが、予約の際にメールアドレスの入力が必要になるようにしておけば、キャンペーン情報などの送信をすることができます。
リピーターに繋げるために、お客様の情報はできるだけ取得したいですよね。
メールアドレスだけでなく、アンケートの入力をお願いするなどの機能があることもありますから、お客様の情報が簡単に取得することができます。
その情報を集客に役立てることで、リピート率の向上も可能になります。
・管理が楽になる
電話やFAX、ホームページからの予約、グルメサイトを経由しての予約。
今は様々な方法がありますよね。
こういった様々な種類の予約を、システムを導入することで、一括で管理することが可能になります。
ホームページからの予約だけでなく、グルメサイトからの予約も自動的に反映されます。
また、電話からの予約も登録することができるので、予約管理の手間が省けます。
・独自の予約ページからの予約を受け付けられる
ホームページに独自の予約ページができます。
お客様はそのページから、いつでも予約をすることが可能です。
今までは、ネット予約はグルメサイトの経由だけだったというお店も多いと思いますが、グルメサイトへの掲載は費用がかかってしまいます。
しかし、ご自分の飲食店のホームページからの予約であれば、手数料はかかりません。
集客がある程度できてくると、グルメサイトの掲載を安いプランにして、ホームページから予約を受け付けることで、広告費の削減が可能になります。
・データ分析が楽にできる
ノートやエクセルでは面倒ですが、システムを導入することで、データの分析が簡単に行えるようになります。
分析結果によって、飲食店の課題や改善点なども見えてきます。
分析機能を活かし、飲食店の改善に役立てることが出来れば、お客様の満足度の向上も可能です。
・ドタキャンや無断キャンセルの防止
過去にドタキャンや無断キャンセルをしたお客様の情報を確認することができたり、予約の際に事前決済を行うこともできます。
また、予約確認のメールを自動的に送信することもできるので、ドタキャンや無断キャンセルを防ぐことができます。
3-3.予約管理システムのデメリット
良いことばかりに見えますが、予約管理システムを導入することでのデメリットは無いのでしょうか？
・導入に費用がかかる
まずは費用の面ですよね。
金額は機能の内容などにもよりますが、月額2万円前後。
安いプランであれば、1万円未満のものもありますが、機能に制限があります。
また、毎月の料金が安くても、初期費用が高かったりなどもあるので、きちんと比較した方が良いです。
今まで予約管理に費用がかからなかったのに、お金をかけてまで…という飲食店もあると思いますから、費用とメリット・デメリットを考慮した上で検討をオススメします。
あまりメリットにならないと感じれば、無理に導入する必要はありません。
・ドタキャンや無断キャンセルのリスク
これは予約管理システムだけのリスクではないですし、ドタキャンや無断キャンセルを防ぐ機能もありますが、やはりWebから簡単に予約ができる分、電話よりもドタキャンや無断キャンセルのリスクが高まります。
また、一ヶ月先の予約ができるようにしていたりすると、予約を忘れてしまうというリスクもあります。
こういった問題の対策をきちんと行うことが出来なければ、予約管理システムの導入が絶対に良いとは言えません。
・スタッフが使い慣れないと混乱する可能性も
新しいものの導入は、何にしても慣れるまでに時間が必要になります。
簡単に使えるものが多いですが、得意不得意もあります。
得意なスタッフが多ければ良いのですが、不得意なスタッフの場合、予約の電話を受け付けた際に混乱する可能性もあります。
マニュアルなどで、きちんと習得できるようにサポートしていくことが大切です。
3-4.予約管理システムの機能
予約管理システムには、どんな機能があるのでしょうか？
種類によって付いていたり、付いていないものもありますが、飲食店にとって良い機能だと思ったものをご紹介します。
・予約管理
主な機能としては、予約管理です。
日時やテーブル別などで管理することが可能です。
1番のテーブルを20時までの予約が入っていれば、20時半に予約のお客様を自動的に1番のテーブルに割り当てるなどの機能もあります。
・お客様がWebから予約できる
上記で出ましたが、お客様が予約する際に電話だけでなく、Webからの予約をすることができます。
電話だと営業時間や、電話待ちのストレスがありますが、お客様のお好きな時間に予約を取ることが可能になります。
・顧客管理
顧客情報を管理することができます。
名前や電話番号だけでなく、好みやアレルギーなどの情報を管理しておくことが出来るので、サービスに役立てることが可能です。
また、来店履歴を確認することもできます。
誕生日などの記念日がわかっていれば、来店を促すことにも役立ちますよね。
・グルメサイトとの連携
グルメサイトからの予約を、予約管理システムと連携して、自動的に予約されます。
予約ができるグルメサイトにも種類がありますが、それらの予約を自動的に反映し、グルメサイトの空席情報に反映させることもできます。
・POSシステムとの連携
POSシステムとの連携もできるので、予約と売上・顧客情報を繋げることが可能です。
ですから、より詳細な顧客管理ができ、細かい分析をすることができます。
・飲食店の電話と連携
最近では、電話と連携できるCTI機能が利用できることもあります。
お客様から飲食店に電話があった場合に、予約管理システムに情報が登録されていれば、着信画面にお客様の名前で表示されます。
常連のお客様に名前で声かけが出来るというメリットにもなります。
また、以前ドタキャンや無断キャンセルをしたお客様の判別もできるので、キャンセル対策にも繋がります。
・事前決済
クレジットカード決済で、事前決済やデポジットも可能です。
この機能を使うことで、ドタキャンや無断キャンセルのリスクを防ぐことが可能になります。
事前決済やデポジットは、ドタキャンや無断キャンセルを大幅に減らすことが可能です。
3-5.予約管理システムを使う時の注意点
予約管理システムのメリット・デメリットを踏まえた上で、ここからは実際に使用する時の注意点をご紹介していきます。
・ドタキャンや無断キャンセルの対策をしておく
ドタキャンや無断キャンセルの対策は、予約管理システムの機能にもありますが、それでも飲食店ではドタキャンや無断キャンセルは絶えません。
ですから、お店としても、キャンセルポリシーの規定をするなどの対策も検討しておくと良いです。
・曜日や時間帯でWeb予約の制限を設ける
曜日や時間帯によっては、予約なしのお客様の来店が多いこともあると思います。
予約で全て埋めるのも良いのですが、予約なしのお客様の来店が多い曜日や時間帯だけ制限するという運営の仕方も、顧客満足を考えれば悪いものではありません。
いかがでしたか？
予約管理をしていても、顧客管理や集客に繋げられていないという飲食店もあると思います。
しかし、予約の際に取得した情報は、集客に役に立ちます。
予約管理システムを使えば、すぐに集客に繋げることができますが、飲食店の規模によって導入しなくても良いということもあると思います。
メリットやデメリットを比較した上で検討してみてくださいね！
